საერთაშორისო გადაზიდვის წარმატებით შესრულება მხოლოდ ტრანსპორტის მოძიებასა და მარშრუტის დაგეგმვაზე არ არის დამოკიდებული. ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპი არის დოკუმენტაციის სწორად და დროულად მომზადება. არასრული, არაზუსტი ან დაგვიანებული დოკუმენტები ხშირად იწვევს საბაჟო პროცედურების გაჭიანურებას, დამატებით ხარჯებს და ტვირთის მიწოდების ვადების დარღვევას.
პირველი ნაბიჯი არის ტვირთის შესახებ ზუსტი ინფორმაციის მომზადება. აუცილებელია სწორად იყოს მითითებული ტვირთის დასახელება, რაოდენობა, წონა, შეფუთვის ტიპი, პალეტების რაოდენობა, ინვოისის ღირებულება და HS კოდი. თუ ტვირთი საჭიროებს ტემპერატურულ რეჟიმს, ADR ნებართვას, სპეციალურ სერტიფიკატს ან სხვა დამატებით პირობას, ეს ინფორმაცია თავიდანვე უნდა იყოს ცნობილი როგორც გადამზიდავისთვის, ისე საბაჟო ბროკერისთვის.
მეორე მნიშვნელოვანი დოკუმენტია კომერციული ინვოისი. ინვოისში უნდა ჩანდეს გამგზავნი და მიმღები კომპანიების სრული მონაცემები, საქონლის აღწერა, რაოდენობა, ფასი, ვალუტა, მიწოდების პირობა და გადახდის დეტალები. ინვოისთან ერთად ხშირ შემთხვევაში საჭიროა packing list_იც, სადაც ტვირთის შეფუთვა და რაოდენობრივი მონაცემები უფრო დეტალურად არის წარმოდგენილი.
საერთაშორისო საავტომობილო გადაზიდვისას ერთ-ერთი ძირითადი დოკუმენტია CMR. მასში უნდა იყოს სწორად მითითებული გამგზავნი, მიმღები, დატვირთვისა და ჩამოტვირთვის მისამართები, ტვირთის აღწერა, წონა, სატრანსპორტო საშუალების მონაცემები და საჭირო შენიშვნები. CMR წარმოადგენს გადაზიდვის დამადასტურებელ დოკუმენტს და მისი სიზუსტე განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია როგორც ლოგისტიკური, ისე საბუღალტრო პროცესებისთვის.
თუ გადაზიდვა მოიცავს საბაჟო კონტროლს, წინასწარ უნდა მომზადდეს შესაბამისი საბაჟო დოკუმენტები. ეს შეიძლება იყოს ექსპორტის დეკლარაცია, ტრანზიტის დოკუმენტი, TIR კარნეტი, წარმოშობის სერტიფიკატი ან სხვა ნებართვა, რაც კონკრეტული ტვირთისა და მიმართულების მიხედვით განისაზღვრება. დოკუმენტების შესაბამისობა განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ევროკავშირი-თურქეთი-კავკასიის მიმართულებებზე, სადაც პროცესი რამდენიმე ქვეყნის საბაჟო წესებს უკავშირდება.
დოკუმენტაციის მომზადებისას აუცილებელია ყველა მხარეს შორის კომუნიკაცია: გამგზავნი, მიმღები, გადამზიდავი, საბაჟო აგენტი და ლოგისტიკური მენეჯერი ერთსა და იმავე ინფორმაციას უნდა ფლობდნენ. მცირე შეცდომაც კი, მაგალითად არასწორი მისამართი, განსხვავებული წონა ან არასრული კომპანიის მონაცემები, შეიძლება გახდეს შეფერხების მიზეზი.
სწორად მომზადებული დოკუმენტაცია ნიშნავს უფრო სწრაფ საბაჟო პროცედურებს, ნაკლებ რისკს, კონტროლირებად პროცესს და ტვირთის დროულ მიწოდებას. სწორედ ამიტომ MATE TRANS თითოეულ გადაზიდვას არა მხოლოდ ტრანსპორტირების, არამედ სრული ლოგისტიკური პროცესის მართვის კუთხით უყურებს დაწყებული დოკუმენტაციის შემოწმებით, დასრულებული ტვირთის დანიშნულების ადგილზე უსაფრთხო მიწოდებით.
MATE TRANS _ თქვენს ტვირთს ჩვენს თავზე ვიღებთ!